Excel最常用的30个操作:从入门到精通，这一篇就够了

Excel最常用的操作都有哪些

同样的数据，别人折腾两小时，你十分钟搞定——差距就在这些基础操作
你是不是经常遇到这种情况:
拿到一份几千行的表格，想筛选出需要的数据，研究了半天不知道点哪里;想求和，还在用计算器一个一个加;想把两列合并成一列，复制粘贴到手抽筋……
问题出在哪?
不是你笨，是你还没掌握Excel的基础操作。
Excel功能强大到可以编程，但90%的人日常用到的，其实就30个操作。今天我把这30个最常用的操作全掏出来，按使用场景分类。每个操作都配有详细步骤和实用技巧，看完就能用，用了就有效。

一、数据输入与编辑类(8个必会操作) #
操作1:快速填充——Ctrl+E的魔法 #
作用:根据你输入的第一个例子，自动识别规律并填充剩余数据。
从姓名中提取姓氏
从身份证号中提取出生日期
合并多列内容
格式化手机号
在第一行输入你想要的结果(比如从“张三丰”中提取“张三”)
选中下一单元格，按Ctrl+E
Excel会自动识别规律并填充所有行
案例:A列是“张三丰-北京-销售部”，你想只保留姓名?在第一行输入“张三丰”，Ctrl+E，搞定。
操作2:快速填充序列——不用拖半天 #
场景:输入1、2、3...或者周一、周二、周三...
输入前两个值(比如1和2)
选中这两个单元格
鼠标移到右下角小黑点(填充柄)，变成黑色十字
双击，自动填充到表格最后一行
技巧:右键拖动填充柄，可以选择更多填充方式(复制单元格、以序列方式填充等)。
操作3:批量输入相同内容 #
场景:多个单元格要输入同样的内容。
选中要输入的所有单元格(按住Ctrl可以选不连续的)
输入内容
按Ctrl+Enter，所有选中单元格同时填入相同内容
操作4:快速插入/删除行或列 #
插入行/列:Ctrl + Shift + +(先选中行或列)
删除行/列:Ctrl + -
选中整行(点行号)或整列(点列标)
按快捷键
操作5:调整行高列宽 #
快速调整:
双击列标右侧边线:自动调整为最适合宽度
双击行号下边线:自动调整为最适合高度
精确调整:
选中多列，拖动任意一列边线，所有选中列等宽
右键行号/列标→行高/列宽，输入具体数值
操作6:合并单元格 #
场景:做表头时常用。
选中要合并的多个单元格
开始→合并后居中
注意:合并单元格会影响数据排序和筛选，尽量只在表头用。
操作7:换行 #
场景:一个单元格内要显示多行文字。
输入时按Alt+Enter强制换行
或者:开始→自动换行(根据列宽自动换行)
操作8:选择性粘贴——不只是粘贴 #
场景:只想粘贴数值(不要公式)、只想粘贴格式、转置表格等。
复制内容(Ctrl+C)
右键目标位置→选择性粘贴(或按Ctrl+Alt+V)
选择要粘贴的内容: 数值:只粘贴计算结果，不要公式格式:只粘贴格式转置:行变列，列变行
二、格式化与美化类(5个操作) #
操作9:格式刷——一键复制格式 #
选中设置好格式的单元格
单击“开始”选项卡的“格式刷”(小刷子)
鼠标变成刷子，去刷目标单元格
技巧:双击格式刷，可以连续使用多次，按Esc退出。
操作10:套用表格格式——一键美化 #
选中数据区域
开始→套用表格格式
选一个喜欢的样式
好处:自动添加筛选按钮、自动扩展、隔行变色。
操作11:条件格式——让数据“说话” #
场景:突出显示大于某个值的数字、标出重复值、数据条显示大小。
选中数据区域
开始→条件格式
选规则: 突出显示单元格规则:大于、小于、等于、重复值数据条:用条形长度直观显示数值大小色阶:颜色深浅表示数值大小图标集:用图标表示数值区间
案例:成绩表里，想让不及格的(< 60)自动标红?条件格式→突出显示→小于→60→设置红色。
操作12:冻结窗格——看大数据不迷路 #
场景:表格往下翻时，想一直看到表头。
光标放在表头下面一行(比如表头在第1行，光标放第2行)
视图→冻结窗格→冻结拆分窗格
冻结首行:直接选这个
冻结首列:直接选这个
操作13:设置单元格格式——数字显示的控制 #
快捷键:Ctrl+1(数字1)
常用格式:
数值:设置小数位数、千位分隔符
日期:选择日期显示格式(2024/1/1 或 2024年1月1日)
百分比:小数转百分比
文本:让数字按文本处理(比如身份证号)
选中单元格
选分类，设参数
三、数据处理类(8个操作) #
操作14:排序——让数据有序 #
单列排序:
选中要排序列的任意单元格
数据→升序(A→Z)或降序(Z→A)
多列排序:
添加条件，设置主要关键字、次要关键字
设置排序依据(数值、单元格颜色等)
案例:先按部门排序，再按工资从高到低排。
操作15:筛选——只想要的数据 #
自动筛选:
选中表头行
数据→筛选(或Ctrl+Shift+L)
每列出现下拉箭头，点击设置条件
常用筛选:
文本筛选:包含、开头是、结尾是
数字筛选:大于、小于、介于、前10项
颜色筛选:按单元格颜色筛选
技巧:筛选后，复制粘贴只会复制可见单元格，不会复制隐藏行。
操作16:删除重复值 #
场景:数据中有重复行，想只保留唯一值。
选中数据区域
数据→删除重复值
选择按哪些列判断重复
注意:建议先复制一份备份，删除重复不可逆。
操作17:分列——把一列拆成多列 #
姓名列“张三-北京”拆成姓名和地区两列
日期“20240101”拆成年、月、日
选中要拆分的列
选分隔符号(逗号、空格、-等)或固定宽度
按向导一步步操作
操作18:快速求和——Alt+= #
场景:对一列或一行求和。
选中要求和的数据区域下方的空白单元格
按Alt+=，自动出现SUM公式
技巧:选中数据区域和求和单元格，按Alt+=，一次性求出所有行和列的总和。
操作19:查找和替换——不只是换字 #
快捷键:Ctrl+F(查找)，Ctrl+H(替换)
高级用法:
查找格式:点“选项”→从单元格选择格式，找特定格式的单元格
替换格式:查找内容留空，替换为设置格式，可以批量改格式
通配符:*代表任意多个字符，?代表单个字符
案例:想把所有“销售部”的单元格背景色改成黄色?查找“销售部”，替换为格式里设黄色背景。
操作20:定位条件——选中特定类型的单元格 #
快捷键:Ctrl+G(或F5)→定位条件
常用定位:
空值:选中所有空白单元格，可以批量填充
可见单元格:只选筛选后的可见区域
公式:选中所有包含公式的单元格
差异:选中与当前单元格不同的单元格
案例:想给所有空单元格填上“0”?Ctrl+G→定位条件→空值→输入0→Ctrl+Enter。
操作21:转置——行变列，列变行 #
复制数据区域
右键目标位置→选择性粘贴→勾选“转置”
效果:原来的第一行变成第一列，第一列变成第一行。
四、公式与函数基础(5个最常用函数) #
操作22:SUM求和 #
语法:=SUM(数字1, 数字2, ...)
常用:=SUM(A1:A10) // 对A1到A10求和
操作23:AVERAGE求平均 #
语法:=AVERAGE(数字1, 数字2, ...)
常用:=AVERAGE(B2:B100) // 求B2到B100的平均值
操作24:MAX/MIN求最大/最小 #
语法:=MAX(数字1, 数字2, ...)
常用:=MAX(C1:C50) // 求C1到C50的最大值
操作25:COUNT/COUNTA计数 #
COUNT:只统计数字单元格的个数
COUNTA:统计非空单元格的个数
常用:=COUNTA(A1:A100) // 统计A1到A100有多少个非空单元格
操作26:IF条件判断 #
语法:=IF(条件, 成立时返回的值, 不成立时返回的值)
案例:=IF(B2> =60, " 及格" , " 不及格" )
五、视图与打印类(4个操作) #
操作27:冻结窗口(已讲) #
操作28:分页预览 #
场景:想看看打印出来有几页，每页内容怎么分布。
视图→分页预览
蓝色虚线是自动分页符
可以拖动调整分页位置
操作29:设置打印区域 #
场景:只打印表格的一部分。
选中要打印的区域
页面布局→打印区域→设置打印区域
操作30:页面设置 #
常用设置:
页面布局→纸张方向:横向/纵向
页面布局→缩放:可以设置将所有列缩放到一页
页面布局→打印标题:每页都打印表头
六、30个操作速查表 #
快捷键/核心操作
输入编辑
快速填充
输入编辑
快速填充序列
双击填充柄
输入编辑
批量输入
输入编辑
Ctrl+Shift++ / Ctrl+-
输入编辑
调整行高列宽
双击边线
输入编辑
合并单元格
开始→合并后居中
输入编辑
输入编辑
选择性粘贴
双击连续用
套用表格格式
开始→套用表格格式
条件格式
开始→条件格式
冻结窗格
视图→冻结窗格
设置单元格格式
数据处理
数据处理
数据处理
删除重复值
数据→删除重复值
数据处理
数据处理
快速求和
数据处理
查找替换
数据处理
定位条件
数据处理
选择性粘贴→转置
视图打印
冻结窗格
视图→冻结窗格
视图打印
分页预览
视图→分页预览
视图打印
设置打印区域
页面布局→打印区域
视图打印
页面设置
页面布局选项卡
七、学习路线图 #
新手必学(前10个):
快速填充(Ctrl+E)
填充序列(双击填充柄)
批量输入(Ctrl+Enter)
筛选(Ctrl+Shift+L)
快速求和(Alt+=)
选择性粘贴
设置单元格格式(Ctrl+1)
冻结窗格
条件格式
11. 分列
12. 删除重复值
13. 查找替换(Ctrl+H)
14. 定位条件(Ctrl+G)
15. 套用表格格式
16. 转置
17. SUM/AVERAGE函数
18. 插入删除行列
19. 格式刷
20. 打印设置
21. IF函数
22. COUNT/COUNTA
23. MAX/MIN
24. 分页预览
25. 合并单元格
26. 换行(Alt+Enter)
27. 调整行高列宽
28. 页面布局
29. 多条件排序
30. 高级筛选
写在最后 #
Excel的基础操作就这30个，没有想象中那么多。
从今天开始，每周学5个，一个月就能掌握全部。工作中遇到了就翻出来看看，用着用着就记住了。
记住:遇到重复操作，先想想有没有更快的方法。Excel几乎为所有常见操作都设计了快捷键或快捷方式。
如果你觉得这篇干货有用，请
关注我，下期讲《Excel函数进阶:10个必学函数，解决90%的数据处理问题》——从入门到精通!