PPT实战教程:PPT 备注怎么设置放映时仅自己可见完整教程

做 PPT 演讲、汇报、答辩的时候，很多新手都会遇到这样的痛点：把所有要讲的话都写在 PPT 上，导致页面文字太多，被吐槽念 PPT；不写的话，又容易忘词、紧张卡壳，不知道接下来要讲什么。

其实 PPT 的【备注】功能，就能完美解决这个问题，你可以把要讲的话、补充的内容、数据细节，都写在备注里，放映的时候，观众的大屏幕上只显示 PPT 页面，只有你自己的电脑上能看到备注内容，观众完全看不到，再也不用怕忘词，也不用把 PPT 写满文字。

今天给大家分享 PPT 备注的完整教程，从备注的添加、编辑，到放映时仅自己可见的设置，再到备注的批量导入导出、AI 辅助撰写，覆盖所有使用场景，适配所有 PPT 版本，新手跟着步骤就能一键设置，全程不翻车。

一、基础操作：添加、编辑、删除 PPT 备注

首先给大家分享备注的基础操作，怎么添加、编辑、删除备注，非常简单，新手一秒就能学会，Office 和 WPS 的操作逻辑完全一致。

操作步骤：

打开你的 PPT 文档，选中你要添加备注的 PPT 页面；
点击底部状态栏的【备注】按钮，就是页面底部写着 “备注” 的按钮，点击一下，就会打开备注面板；
备注面板在 PPT 页面的下方，你可以直接在里面输入要讲的话、补充的内容、数据细节、提醒自己的话术，比如 “这里要重点讲一下业绩增长的核心原因，举 2 个客户案例”；
每页 PPT 都可以添加独立的备注，切换到不同的页面，备注面板里的内容会自动切换，对应每页的内容；
如果你觉得备注面板太小，可以把鼠标放到备注面板的顶部边框，等光标变成上下箭头的时候，按住左键往上拉，就能放大备注面板，方便编辑；
想要删除备注，直接选中备注里的内容，按删除键清空即可，也可以右键点击备注面板，选择【全选】，再按删除键，一键清空。
进阶技巧：你可以在备注里设置字体、字号、颜色，给重点内容标红、加粗，方便自己放映的时候快速看到重点，比如把关键数据、提醒话术标红，一眼就能看到。

二、核心设置：放映时备注仅自己可见，观众看不到

这是备注功能最核心的用法，也是演讲汇报必学的技巧，设置完成后，你用自己的电脑连接投影仪 / 大屏幕，观众的大屏幕上只显示 PPT 的全屏画面，你的电脑上会显示【演讲者视图】，能看到当前页面、下一页预览、备注内容、播放时长，观众完全看不到，完美解决忘词的问题。

设置的核心前提：你的电脑必须有两个显示设备，一个是自己的笔记本电脑屏幕，一个是连接的投影仪、外接显示器、电视，两个屏幕都要正常连接，才能设置。

操作步骤分为 2 步，先设置电脑的屏幕扩展，再设置 PPT 的演讲者视图，全程零门槛，新手跟着步骤就能搞定。

第一步：设置电脑屏幕扩展模式

这是基础前提，必须先把电脑的显示模式设置成【扩展这些显示】，不能用复制模式，复制模式的话，你的电脑屏幕和大屏幕显示的内容完全一样，观众还是能看到你的备注。

操作步骤（Windows 系统）：

用 HDMI 线、Type-C 线，把你的笔记本电脑和投影仪 / 外接显示器连接好，确保设备正常识别；
回到电脑桌面，右键点击桌面空白处，选择【显示设置】，打开显示设置窗口；
在【多显示器设置】里，下拉选择【扩展这些显示】，不要选择【复制这些显示】，这是核心关键；
设置完成后，你的电脑主屏幕和外接大屏幕，就变成了扩展模式，两个屏幕显示不同的内容，你可以把窗口从主屏幕拖到大屏幕上，互不影响。
Mac 系统操作步骤：
把 Mac 电脑和外接显示器连接好，打开【系统设置】-【显示器】；
按住 Option 键，点击【排列】，取消勾选【镜像显示器】，也就是关闭镜像模式，开启扩展模式；
设置完成后，两个屏幕就变成了扩展模式，互不影响。

第二步：设置 PPT 演讲者视图，备注仅自己可见

屏幕扩展模式设置好之后，只需要简单一步，就能开启演讲者视图，实现备注仅自己可见，观众看不到。

操作步骤：

打开你的 PPT 文档，点击顶部菜单栏的【幻灯片放映】选项卡；
在【监视器】分组里，勾选【使用演示者视图】，然后在【显示位置】下拉菜单里，选择【监视器 2】，也就是你连接的投影仪 / 大屏幕，这一步的意思是，把 PPT 的全屏画面，投射到大屏幕上，你的电脑主屏幕显示演讲者视图；
设置完成后，按下【F5】键，进入全屏放映模式；
这时候，观众的大屏幕上，会显示 PPT 的全屏画面，没有任何备注内容；而你的电脑主屏幕上，会显示演讲者视图，左侧是当前的 PPT 页面，右侧是你写的备注内容，下方还有下一页 PPT 的预览、播放时长、页码，你可以看着备注讲，观众完全看不到，完美解决忘词的问题；
演讲的时候，你可以直接在演讲者视图里，点击鼠标翻页，也可以用翻页笔翻页，备注内容会跟着页面自动切换，非常方便。
避坑提醒：一定要提前测试！演讲前，一定要提前连接好设备，测试一遍演讲者视图，确保大屏幕上只显示 PPT 画面，你的电脑上能看到备注，避免现场翻车；如果现场只有一个屏幕，无法开启扩展模式，是不能实现备注仅自己可见的，提前确认好现场的设备。

三、进阶技巧：备注的批量导入、导出、打印

1. 批量导出备注，保存成 Word 文档

如果你想要把整套 PPT 的备注，全部导出成 Word 文档，方便修改、打印、存档，不用一页页复制粘贴，一键就能搞定。

操作步骤：

打开 PPT 文档，点击左上角的【文件】选项卡，点击【导出】；
选择【创建讲义】，点击右侧的【创建讲义】按钮；
在弹出的【发送到 Microsoft Word】窗口里，选择【备注在幻灯片旁】，这个版式会把每页的 PPT 缩略图和对应的备注，对应排列，非常清晰；
粘贴选项选择【粘贴】，点击确定；
Word 会自动打开，里面包含了整套 PPT 的所有页面缩略图和对应的备注内容，你可以直接保存、编辑、打印，非常方便。

2. 批量导入备注，一键给每页 PPT 添加备注

如果你已经在 Word 里写好了每页的备注，想要批量导入到 PPT 里，不用一页页复制粘贴，用这个方法可以一键导入，效率极高。

操作步骤：

先把 Word 里的备注整理好，每页 PPT 的备注，用一个标题样式分开，比如每页的备注开头，用【标题 1】样式，写上对应的页码，备注内容用正文样式；
打开 PPT 文档，点击【审阅】-【新建批注】，或者用 VBA 代码，一键批量导入；
更简单的方法：用 WPS AI，输入指令 “帮我把这个 Word 文档里的内容，批量导入到 PPT 对应的每页备注里，第一页的备注对应 Word 里的第一部分，以此类推”，AI 会一键完成批量导入，不用手动操作。

3. 打印备注，方便演讲前熟悉

如果你想要把备注打印出来，演讲前熟悉话术，或者现场备用，用这个方法可以一键打印，每页 PPT 对应对应的备注内容。

操作步骤：

打开 PPT 文档，点击【文件】-【打印】；
在【设置】里，点击【整页幻灯片】，下拉选择【备注页】；
预览里会显示，每页打印一个 PPT 缩略图，下面是对应的备注内容，你可以设置打印份数、纸张大小，点击打印即可；
也可以选择【大纲】打印，只打印备注内容，不打印 PPT 缩略图，按需选择即可。

四、进阶技巧：AI 一键撰写 PPT 备注，新手零门槛

很多新手不知道备注里该写什么，要么写满所有的话，要么只写几个关键词，用 AI 可以一键撰写专业的演讲备注，贴合每页 PPT 的内容，逻辑清晰，话术自然，不用自己手动写，非常适合新手。

操作步骤：

打开你的 PPT 文档，做好每页的内容，调出 PPT 自带的 AI 助手（Microsoft 365 Copilot/WPS AI）；
输入提示词，比如 “帮我给这页 PPT 撰写演讲备注，内容要贴合页面的核心观点，口语化，适合现场演讲，包含开场引导、核心内容讲解、案例补充、过渡话术，不要太书面化，时长控制在 1 分钟左右”；
AI 会一键生成贴合页面内容的演讲备注，你可以直接复制到备注面板里，也可以让 AI 修改优化，比如 “帮我把备注改得更简洁，只保留核心要点和提醒话术，方便我现场快速查看”；
想要给整套 PPT 批量生成备注，输入提示词：“帮我给这套 PPT 的每一页，都撰写对应的演讲备注，贴合每页的内容，逻辑连贯，口语化，适合工作汇报演讲，每页的备注时长对应 1 分钟左右”，AI 会一键给所有页面生成对应的备注，不用一页页手动写，效率极高。

常见问题解决方案，新手必看

开启了演讲者视图，但是大屏幕上还是能看到备注：大概率是屏幕设置成了复制模式，不是扩展模式，回到显示设置里，把多显示器设置改成【扩展这些显示】，不要用复制模式，就能解决。
放映的时候，备注面板不显示：检查是否勾选了【使用演示者视图】，并且设置了正确的监视器，确保两个屏幕是扩展模式，按下 F5 全屏放映，就能自动显示演讲者视图和备注。
导出备注到 Word 里，内容不全：检查 PPT 里的备注，有没有超出文本框，或者有隐藏的内容，确保每页的备注都正常显示，再重新导出即可。
换电脑后，备注内容丢失：备注内容是保存在 PPT 文件里的，只要把 PPT 文件完整拷贝到新电脑，备注内容就不会丢失，不用担心。